Les 5 défis majeurs de la gestion des processus et comment les relever
Découvrez des pistes concrètes à mettre en œuvre au sein de votre structure pour clarifier la gestion de vos processus, réduire les inefficacités et renforcer la productivité de vos équipes.
Pour les PME et les ETI, la gestion des processus de travail est bien plus qu'une simple formalité. C'est un outil essentiel pour améliorer les performances, favoriser la collaboration et, surtout, stimuler la croissance. Cependant, ces entreprises sont souvent confrontées à des défis récurrents dans la gestion de leurs processus. Pour vous aider, nous vous proposons des pistes concrètes à mettre en oeuvre au sein de votre structure.
1. Manque de visibilité sur les processus
Commencez par une cartographie claire
Pour bien gérer un processus, il est primordial d'en connaître tous les détails. Si les étapes d'un processus sont floues ou mal définies, il devient impossible de garantir son efficacité. Cela peut créer des silos entre les équipes et entraîner des pertes de temps et d'énergie. La première étape pour clarifier la situation est de cartographier vos processus.
Par où commencer ?
Identifiez les processus critiques : Sélectionnez ceux qui ont le plus d'impact sur votre activité, tels que la livraison, la production, la gestion des commandes, les ventes, l'onboarding, les ressources humaines, le service client, la maintenance, l'approvisionnement, la facturation, la gestion des stocks, le support technique et le marketing.
Réunissez les personnes concernées : Impliquez les membres clés de chaque service afin qu'ils puissent décrire précisément leurs tâches.
Utilisez un outil de modélisation : Choisissez un outil numérique pour cartographier les processus et visualiser chaque étape, comme un diagramme de flux. L'utilisation d'un tel outil facilite la création de processus collaboratifs, accessibles à tous.
Centralisez l'information : Une fois vos processus cartographiés, ils doivent être accessibles à tous vos collaborateurs. Vous pouvez les partager via un outil comme Notion, sur l'intranet de votre entreprise, ou même les imprimer pour chaque service. Cela encourage la transparence et la fluidité dans l'exécution des tâches.
2. Résistance au changement
Adoptez une approche progressive et inclusive
Adopter de nouvelles pratiques peut être difficile pour les équipes, surtout lorsque cela touche à des méthodes de travail bien établies. La résistance au changement est souvent due à une mauvaise compréhension ou à une communication insuffisante sur les raisons de la transformation. Le salarié n'est jamais la cause du problème : c'est au manager de bien comprendre, de communiquer efficacement et de rassurer les équipes. Pour atténuer cette résistance, il est essentiel d'avoir une approche progressive et inclusive.
Par où commencer ?
Évaluez la réticence : Discutez avec vos équipes pour comprendre leurs craintes et leurs besoins. Cela vous permettra d'identifier les blocages et de mieux les anticiper.
Formez par étapes : Introduisez les nouveaux outils et processus progressivement. Chaque nouvelle étape doit être accompagnée de formations ciblées pour que les équipes se sentent en confiance.
Accompagnez le changement : Désignez des "champions du changement" dans chaque équipe. Ces personnes seront les ambassadeurs du projet et rassureront leurs collègues tout au long du processus.
Montrez des résultats rapidement : Présentez les premiers bénéfices concrets pour encourager l'adhésion. Par exemple, une meilleure organisation des processus peut permettre aux administrateurs des ventes de réduire de 30 % le temps passé à chercher des informations clients, leur laissant ainsi plus de temps pour des tâches à forte valeur ajoutée. Une meilleure coordination entre les équipes logistique et commerciale peut également diminuer les erreurs de commande et améliorer les délais de livraison, augmentant la satisfaction client.
3. Technologies vieillissantes
Modernisez sans tout bouleverser
Les anciens systèmes sont souvent rigides et communiquent mal entre eux, ce qui engendre des inefficacités. La modernisation est nécessaire, mais elle ne doit pas bouleverser l'entreprise.
Par où commencer ?
Évaluez vos outils actuels : Réalisez un audit de vos outils pour comprendre où se situent les points de blocage. Identifiez ceux qui posent des problèmes, comme une intégration difficile ou des coûts de maintenance élevés.
Modernisez progressivement : Ne remplacez pas tout en une fois. Commencez par les systèmes les plus critiques. Lancez de petites initiatives, comme l'automatisation des tâches répétitives ou l'amélioration d'un processus clé. Par exemple, numérisez le suivi des commandes pour réduire les erreurs, ou centralisez les informations clients dans un outil partagé. Ces petites actions peuvent avoir un impact important et encourager des changements plus larges.
Favorisez l'intégration : Lors de l’adoption de nouvelles solutions, assurez-vous qu'elles peuvent s'intégrer facilement aux systèmes existants sans perturber les équipes.
Planifiez le déploiement : Établissez un calendrier de transition avec des étapes claires pour chaque phase d’adoption.
Menez une période de test : Commencez par des essais sur des périmètres réduits pour vérifier que les équipes sont à l'aise, qu'il n'y a pas d'erreurs ou d'effets indésirables, et que les objectifs initiaux sont atteints.
4. Absence de mesure de performance
introduisez des indicateurs de suivi
Prendre des décisions basées sur des intuitions plutôt que sur des données peut nuire à la performance. Le manque de mesure de performance est un problème fréquent qui peut être résolu avec des outils adaptés.
Par où commencer ?
Définissez des KPI pertinents : Choisissez des indicateurs directement liés à vos objectifs, comme la réduction des délais de livraison ou l'amélioration de la satisfaction client. Identifiez les aspects critiques de votre activité en regroupant les tâches autour de processus clés. Un processus d'affaires clé est une activité essentielle qui a un impact direct sur les résultats de l'entreprise, comme la gestion des commandes, le suivi des ventes ou le service client. Définissez des KPI pour mesurer l'impact et déterminez une fréquence de suivi adaptée (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle). Les KPI doivent être clairs et mesurables.
Créez des tableaux de bord personnalisés : Centralisez les données pour un suivi en temps réel. Cela permet aux responsables des opérations d’avoir une vue d’ensemble et de prendre des décisions éclairées.
Faites des bilans réguliers : Organisez des réunions périodiques pour analyser les données et ajuster vos processus en fonction des résultats.
5. Gestion inefficace des données
mettez en place une gouvernance
La mauvaise gestion des données peut freiner l’efficacité, surtout lorsque les informations sont dupliquées, erronées ou dispersées. Une gouvernance stricte des données est nécessaire pour garantir leur qualité et leur fiabilité.
Par où commencer ?
Définissez une politique de gestion des données : Mettez en place des règles claires sur la collecte, le stockage et la mise à jour des données, et assurez-vous que toutes les équipes les respectent.
Automatisez la collecte : Utilisez des outils qui formatent correctement les données. Évitez les emails ou les messageries comme WhatsApp ou Teams pour la collecte d'informations critiques, car ils dispersent l'information et rendent son exploitation très difficile.
Vérifiez la qualité des données : Programmez des contrôles réguliers pour garantir que les données sont correctes et à jour.
Transformer les défis en opportunités de croissance
La gestion des processus ne doit pas freiner la performance de votre entreprise, mais plutôt être un levier de croissance. En adoptant une approche méthodique et en utilisant des outils adaptés, il est possible de surmonter les défis tout en renforçant la collaboration entre les équipes. Il ne s’agit pas seulement de digitaliser pour digitaliser, mais de mener une transformation mesurée, progressive et centrée sur les vrais besoins des équipes.
