La validation des factures, souvent perçue comme une contrainte administrative, peut devenir un moteur d’efficacité et de valeur ajoutée pour l’ensemble de l’organisation. En la considérant au-delà du simple prisme comptable, son optimisation permet de générer des impacts positifs dans plusieurs dimensions stratégiques :
Pour illustrer l’impact stratégique des données issues d’un processus de validation des factures optimisées, voici un tableau qui montre les liens entre les questions opérationnelles, les données et les décisions qui en découlent :
Ce tableau montre que la collecte et l’analyse des données permettent de transformer un processus perçu comme opérationnel en un levier stratégique au service des performances globales de l’entreprise.
Un processus de validation des factures bien structuré repose sur plusieurs étapes interdépendantes.
L’objectif est d’assurer que toutes les factures soient centralisées au bon endroit.
Plusieurs scénarios sont possibles :
Responsable : Service achat ou comptabilité.
Cette étape garantit que la facture est conforme aux commandes et contrats.
Pour cela le responsable désigné contrôles les éléments suivants :
En cas d’anomalie, le responsable contacte le fournisseur.
Responsable : Initiateur de la commande.
Objectif : Confirmer que les biens ou services ont été reçus et sont conformes.
Pour cela, le responsable valide les éléments suivants :
Responsable : Service comptabilité.
Le paiement ne peut être déclenché qu’après une vérification finale des montants, des échéances et des modes de paiement. Cette étape garantit que seules les factures conformes sont réglées.
Après le règlement, l’archivage des factures doit assurer :
Un processus de validation des factures bien structuré est indispensable pour réduire les erreurs, optimiser les délais et exploiter les données financières à des fins stratégiques. Lorsqu’il est intégré à une vision globale de la gestion d’entreprise, il peut également avoir des retombées positives sur les relations fournisseurs, la gestion des ressources et la compétitivité.
Un processus de validation des factures efficace ne doit pas être un casse-tête.
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